Jedes steuerpflichtige Unternehmen muss in der Verfahrensdokumentation beschreiben, wie Belege und Dokumente erfasst, verarbeitet und gesichert werden.

Das ist so seit Anfang 2015 zwar nicht ausdrücklich gesetzlich vorgeschrieben, wird  aber aus der Rechtsauslegung deutlich.

 

Die Verpflichtung zur Verfahrensdokumentation ergibt sich aus den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD)“ Diese wurden durch das Bundesministerium der Finanzen (BMF) formuliert und sind hier einsehbar.

 

Unternehmen, die in Betriebsprüfungen keine Verfahrensdokumentation vorlegen können, riskieren erhebliche Hinzuschätzung. In solchen Fällen kann die Finanzverwaltung sogar die gesamte Buchführung verwerfen.

 

Benötigen Sie eine Verfahrensdokumentation?

 

Alle steuerpflichtigen Unternehmen benötigen eine Verfahrensdokumentation.

Ausnahmen davon gibt es nicht.

 

Wie umfangreich muss eine Verfahrensdokumentation sein?

 

Das ist sehr unterschiedlich und von den Datenverarbeitungssystemen in Unternehmen abhängig. Grundsätzlich muss für jedes Datenverarbeitungssystem in Unternehmen eine Verfahrensdokumentation erstellt werden. Das sind regelmäßig Dokumentation:

  • zur Digitalisierung von Belegen und Dokumenten, z. B. beim ersetzenden Scannen,
  • zur Fakturierung,
  • zur elektronischen Kassenführung,
  • zu Warenwirtschaftssystemen.

Verfahrensdokumentation stellen im Idealfall eine Verbindung von den fachlichen Prozessen hin zu den entsprechenden Datenverarbeitungskonzepten. Dabei beschreiben Sie sowohl die korrespondierende Hard- als auch Software im Unternehmen. Zudem geben Sie einen Einblick in die Unternehmensstruktur und stellen auf personen- und stellenbezogene Systeme ab.

Verfahrensdokumentationen von CPE DIGITAL liefern Ihnen zudem eine betriebswirtschaftliche Beschreibung Ihrer unternehmensinternen Prozesse. Darauf aufbauend können Optimierungsmöglichkeiten genutzt werden. Hierdurch können Innovations- und Effizienzpotenziale sichtbar gemacht und gewinnbringend eingesetzt werden.

 

Was kostet eine hinreichende Verfahrensdokumentation?

 

Um hinreichende Verfahrensdokumentation zu erstellen, sind sowohl betriebswirtschaftliche als auch informationstechnische Kenntnisse notwendig. Die Anforderungen der Steuerbehörden müssen erfüllt werden. Dazu ist eine prozessuale Sichtweise im Unternehmen in Bezug auf die informationstechnische Situation abzubilden.

 

CPE DIGITAL stellt diesbezüglich Experten zur Verfügung.

 

All in One Lösungen von CPE DIGITAL:

 

CORE

Für Unternehmen und Organisationen mit geringen Dokumentationspflichten.

Das sind meist kleine Dienstleistungs- und Handwerksunternehmen.

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Ab einem Tagessatz i. H. v. 1.490 €. In der Regel fallen zwei Tagessätze an.

Auf Wunsch wird die Weiterführung und jeweilige Aktualisierung der Verfahrensdokumentation mit voraussichtlich einem Tagessatz pro Jahr berechnet.

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In Verbindung mit der Stellung eines Datenschutzbeauftragten reduziert sich der Betrag für die Weiterführung der Verfahrensdokumentation um 50%.

SHELL

Für Unternehmen und Organisationen mit aufwendigeren Dokumentationspflichten.

Das sind meist klein- und mittelständische Unternehmen mit besonderen personenbezogenen Dienstleistungen und große Handwerksbetriebe, Unternehmen mit umfangreicherer Belegschaft und kleine produzierende Unternehmen.

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Ab einem Tagessatz i. H. v. 1.490 €. In der Regel fallen drei bis vier Tagessätze an.

Auf Wunsch wird die Weiterführung und jeweilige Aktualisierung der Verfahrensdokumentation mit voraussichtlich zwei bis drei Tagessätzen pro Jahr berechnet.

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In Verbindung mit der Stellung eines Datenschutzbeauftragten reduziert sich der Betrag für die Weiterführung der Verfahrensdokumentation um 50%.

PROTECT

Für Unternehmen und Organisationen mit aufwendigen Dokumentationspflichten.

Das sind meist mittelständische Unternehmen, Unternehmen mit umfangreicherer Belegschaft und komplexer Unternehmensstruktur.

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Ab einem Tagessatz i. H. v. 1.490 €. In der Regel fallen fünf bis sechs Tagessätze an.

Auf Wunsch wird die Weiterführung und jeweilige Aktualisierung der Verfahrensdokumentation mit voraussichtlich drei bis vier Tagessätzen pro Jahr berechnet.

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In Verbindung mit der Stellung eines Datenschutzbeauftragten reduziert sich der Betrag für die Weiterführung der Verfahrensdokumentation um 50%.

INDIVIDUAL

Für Unternehmen und Organisationen mit besonderen individuellen Dokumentationspflichten.

Das sind meist komplexe mittelständische Unternehmen, Unternehmen mit besonders umfangreicherer Belegschaft und komplexer Unternehmensstruktur, Großunternehmen und Unternehmen mit Konzernstruktur.

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Individuelle Vertragsgestaltung.

Auf Wunsch wird die Weiterführung und jeweilige Aktualisierung der Verfahrensdokumentation vereinbart.

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In Verbindung mit der Stellung eines Datenschutzbeauftragten reduziert sich der Betrag für die Weiterführung der Verfahrensdokumentation um 50%.

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